Am Anfang einer Messe-Strategie steht die Bewertung von Messeveranstaltungen hinsichtlich ihrer Relevanz zu den eigenen Produkten und Leistungen, Kompatibilität mit dem Messe-Budget sowie der erwarteten Zielgruppe. Die grundsätzlich in Frage kommenden Veranstaltungen müssen bezüglich ihrer Eignung zur Erreichung der vorher festgelegten Ziele geprüft werden.

Die Planung für Messen muss mindestens ein paar Monate im Voraus beginnen. Wenn eine starke Präsenz auf strategisch wichtigen oder einflussreichen Messen gezeigt werden soll, müssen rechtzeitig entsprechende Überlegungen angestellt werden. Die Anzahl der Standplätze ist begrenzt, benötigt Platz muss frühzeitig reserviert werden. Bezüglich der sich nach Fläche und Lage auf der Ausstellungsfläche richtenden Kosten sind diese dem erwarteten Nutzen gegenüberzustellen.

Der Entwurf und Bau eines transportablen Messestands kann einige Monate dauern. Eine solide Planung und konsequentes Projekt-Controlling verhindern logistische Alpträume mit fatalen Folgen. Die vom Messeveranstalter zur Verfügung gestellten Materialien geben Aufschluss über Grundrisse, Raumdaten, Lage und Vorgaben zum Anbringen von Lautsprechern, Displays und Ähnlichem.

Die Messeteilnahme muss im Vorfeld rechtzeitig und zielgerichtet kommuniziert werden, davor muss feststehen In welcher Halle und unter welcher Standnummer die eigene Präsentation zu finden sein wird.
Für die Messe selbst müssen eine dem Publikum angepasste zentrale Botschaft, Präsentationen, Broschüren, Werbegeschenke, Modelle und Prototypen entworfen und produziert werden.

Schließlich müssen Logistik und Aufbau des Messestands geplant , Personal freigestellt, und Geräte und andere Ressourcen reserviert werden. Redakteure und Journalisten müssen rechtzeitig eingeladen und informiert werden. Werbegeschenke mit Firmen-Branding sind frühzeitig auszuwählen und zu bestellen. Um auf alle Fälle vorbereitet zu sein empfiehlt es sich einen Laserdrucker vor Ort zu haben.

Für das Standpersonal wird eine identitätsstiftende, der Corporate Identity entsprechende Kleidung ausgesucht. Passende Jacken, T-Shirts machen die eigenen Mitarbeiter als Botschafter ihres Unternehmens leicht identifizierbar. Entsprechend der Bedeutung dieser Botschafterrolle ist es wichtig, die Mitarbeiter im Hinblick auf ihre Funktion zu schulen.

Ein Grund für die Teilnahme ist die Kontaktanbahnung. Vor diesem Hintergrund muss schon im Vorfeld genau festgelegt werden, wie die Daten von Interessenten aufgenommen und behandelt werden. Angeforderte Material sollte innerhalb von 24 Stunden versendet werden. Eine schnelle Reaktion ist die zweite Chance, einen guten Eindruck zu machen und sollte unbedingt genutzt werden.